企业微信微盘怎么用?如何实现文件不落地?微盘常见问题解答
更新时间:2023-08-18 12:00:00 来源:

企业微信微盘怎么用?如何实现文件不落地?微盘常见问题解答

 机汇 机汇管家SCRM  2023-08-19 18:09 

导语

本文适合企业微信用户阅读。

员工又离职了?U盘损坏了?

案例无法多人共享?

电脑系统重装,文件丢失了?

重要保密级别文件外泄了!!!

文件更新重复下载?

随着信息化、数字化校园的建设与发展,越来越多的企业开始使用企业微信,丰富的数字化能力,提升客户和员工管理效率。企业微信推出效率套件三大工具:文档、微盘、邮箱,通过企业微信的效率套件,员工可以更加便捷地协同完成工作,大大提高团队的工作效率。我们都知道,数据沉淀是重中之重!今天给大家讲一下企业微信的“微盘功能”,如何帮助企业实现公司文件不落地的!


01

 什么是微盘?


微盘是一款用于统一管理和存储文件的应用,高效连接微信、企业微信生态。


企业微信微盘可以帮助企业解决文件储存问题及多场景文件流转,提供了灵活的权限配置和完善的管理能力,与同事、微信用户、上下游实时共享工作资料,安全又方便。


常用的文件可以存储在微盘中。处理文件时,不需要随身携带电脑或U盘。只要你身边有手机、平板电脑或电脑,你就可以随时随地访问文件,并通过链接与他人分享。

(企业微信-微盘)


02

微盘功能

微盘存放企业内部共享的文件,极大地方便我们员工进行协作,提高大家的工作效率。

1.设置共享空间,整理公司文件

以前,文件零散、碎片化,以前常存储在不同的硬件存储设备,或导致文件难以查找且易丢失,需要时也无法随时共享,给同事们传递工作文件只能一对一逐次发送,文件分散在各个会话,查找困难。

现在,上传到共享空间后可以与所有空间成员共享,团队文件统一管理,还能根据位置或上传者快速搜索。


2.文件实时同步

以前,每修改一次文件,都要重新发送给所有相关人员。

现在,文档存放在微盘,内容修实时保存,手机、电脑、平板都兼容。在微盘中编辑文件,保存后自动通知并同步到空间成员,确保每次打开都是最新版本。



3.文件共享可控

以前,文档管理主要以纸质和人工管理为主,极易丢失、污损。大量文档、资料分由不同主体管理,文件发送给他人,无法追溯再转发和下载的行为。

现在,共享文件支持设置查看权限。通过链接下载,需要验证微信或企业微信身份,所有共享行为和下载行为都有记录可查。


4.保留历史版本

以前,文件一旦保存关闭,就无法回溯历史版本。

现在,微盘中修改的文件,保留历史版本,重大改动轻松回溯。


03

微盘使用场景


1.公司活动照片收集

某公司HR想分享或者收集一些部门员工的活动照片,实现类似相册的功能,用于记录企业文化。


实现方式:只需在企业微信创建微盘空间,并且设置为部门员工可上传、下载。


这样就可实现共享空间的功能。员工可从空间上传/下载照片、视频等文件。


2.重要资料留存

下班时间,客户给某公司客服咨询产品,产品资料存于公司电脑,没有及时回复,导致客户丢失。


解决方案:微盘容量升级,再多东西也不怕!公司的客户案例、宣传资料等重要资料全都可以归类留存,员工可以直接分享给客户,不用下载到本地电脑和手机,随取随用



04

常见问题解答


可以单独设置空间子文件夹的权限吗?

支持设置子文件夹权限。可以在子文件点击「右键」—「权限管理」中,单独设置空间子文件夹管理权限。

怎么修改微盘文件的存储位置呢?

可以在企业微信的「设置」—「文档/文件管理」—「文件存储位置」中,修改文件储存位置。

什么是文件冲突?

当员工1与员工2同时对一个文件进行修改,并且员工1首先点击了保存,员工2修改的版本将保存为该文件的冲突版本。


微盘容量不够用了怎么办?

如果是个人使用容量超过了管理员设置的上限,可联系管理员提高个人容量上限,或删除一些自己上传的文件;如果是企业使用容量超过了上限,可联系管理员到管理后台为企业扩容或者联系企业微信服务商-机汇管家进行扩容咨询


微盘上限说明

①微盘主要受微盘使用容量限制,每个企业默认会有20G免费空间使用。

有需要使用更多容量的企业,企业管理员可以在管理端-微盘-购买更多容量,容量是按容量*年限来售卖的,可以联系企业微信服务商-机汇管家进行扩容咨询

②微盘空间创建数量目前没有明确限制,企业可以根据自己的需要,来创建不同的微盘空间。
③单个文件大小限制为10G,超过该大小的文件不能上传成功。
④一次上传文件的个数,根据不同平台会有不同的限制,同时上传过多文件可能需要进行排队处理。


微盘容量扩容

①扩容入口

管理员支持在管理后台【协作->微盘】中进行扩容微盘容量。

成员和管理员支持在【电脑端->侧边栏->高级功能->微盘】【手机端->消息界面左上角“三”->左下方->高级功能】购买


②支持选择“全企业”和“自定义数量”

企业升级:企业通讯录里面所有人都升级成为高级功能成员,不管是否有不使用微盘的成员,不可以选择具体升级人数,直接全员升级。获得的容量是企业共用的,页面可选择购买年限,最低可选择一年。

自定义升级:可以根据企业目前需要上传文件到微盘的成员数量,评估具体需要使用上传的人数,然后直接对应买多少高级功能使用人员,容量最低100G起购,人数最低5个,页面可选择购买年限,最低可选择一年。

更高性价比购买可以联系企业微信服务商-机汇管家进行咨询


③基础版和专业版的区别

成员看不见微盘空间资料?

可按以下情况核实:
①空间管理员需要在空间设置里,邀请成员加入空间。
成员需要更新到新版企业微信,会收到邀请加入空间的通知,或者直接进入微盘,正常就能查看到该空间。可能某些情况获取不到空间列表,建议退出企业微信后重新登录查看;
②确认是否离职被删除过,重新添加的账号不是原来的账号,须重新配置到空间成员中。


微盘文件删除后如何找回?

微盘的文件,文件删除者或者空间管理员可在“回收站”暂存期间内进行恢复。暂存期间默认为7天,高级功能使用成员保留时间提升至 180 天。

购买的微盘容量过期之后,文件是否会被删除?

购买的微盘容量过期之后,如果剩余可用容量大于0,即可继续正常使用。如果过期后,已用容量大于可用容量,则在此期间不能继续上传文件,直到购买扩容到大于可用容量。在此期间,文件会保留最多6个月的时间,逾期将被删除。


如果一个成员离职,他所上传的文件会保留吗?

成员离职,上传的文件会继续保留在原有微盘分区。如果需要管理,请联系对应微盘的管理员。如果离职的成员是空间管理员,会将空间的管理权限转移给空间内的另一位成员



微盘是企业微信效率套件的产品之一,效率套件:文档、微盘、邮箱,有1+1+1>3的效果,助力企业高效协作,小白也能轻松上手,是企业不可或缺的办公助手!目前效率套件只能由企业微信服务商下单开通,选择一个优秀的服务商是至关重要的。机汇管家是一家拥有丰富经验的企业微信服务商,为客户提供专业的开通和使用指导,致力于让客户每一次的企业微信使用都更加的顺畅和高效。在开通过程中,我们拥有丰富的开通、使用和解决问题的经验,支持客户全面的咨询,帮助客户在开通中对企业微信的功能和操作实现更深入的了解。

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